Muchos empresarios son reacios a implantar políticas de monitorización y bloqueo de páginas Web por miedo a generar descontento entre sus empleados.
GFI Software, uno de los principalesproveedores de software de correo electrónico y de seguridad, analiza los elementos que debe contemplar la implantación de un sistema para el control de los accesos a Internet en las empresas, con el fin de que las políticas de monitorización resulten realmente efectivas para la mejora de la productividad, sin generar malestar entre los empleados.
Existe entre los empresarios una idea generalizada de que permitir ciertas libertades crea un entorno de trabajo más satisfactorio, donde un empleado contento es un empleado más leal y productivo. El miedo de afectar negativamente al clima laboral es, por tanto, la principal razón para que muchas empresas se muestren reacias a implantar medidas para la monitorización de los accesos a Internet por parte de los empleados. A esta justificación, se suma, además, el miedo a tener que incurrir en costes de TI adicionales para hacer efectivo este control.
Un uso desmesurado de Internet para fines personales, sin embargo, puede llegar a ser tremendamente costoso para una empresa. Perder tiempo en Internet no es nada complicado, ya que responder a unos cuantos e-mails personales, comprobar los resultados deportivos y ojear algunos titulares puede suponer fácilmente una hora del tiempo de un trabajador. “A modo de ejemplo, en un departamento de ocho personas, la pérdida de una hora por trabajador supondría la pérdida de una jornada laboral total”, destaca Amy Babinchak, Microsoft Valued Professional.
Internet está aceptado de manera generalizada como una herramienta muy útil para impulsar la productividad de los empleados, pero los cambios recientes del medio han traído consigo distracciones que están poniendo en peligro gran parte de estas mejoras de productividad alcanzadas. El control de los accesos a Internet es, por tanto, cada vez más útil y necesario para las empresas. Eso sí, las políticas de control deben implantarse y gestionarse de manera adecuada, para que sean realmente efectivas.
Fomentar la monitorización
Con un uso diligente, la monitorización de páginas Web ayuda a las organizaciones a orientar a sus empleados sobre cómo mejorar la gestión de su tiempo, compaginando su carga de trabajo con la navegación en Internet de una manera razonable, en las horas de trabajo. Las empresas pueden poner en marcha varias iniciativas para que los empleados valoren positivamente las políticas de monitorización y no se sientan “vigilados”, como:
· Proporcionar una declaración clara de la política, explicando sus razones y sus metas. Las políticas bien fundamentadas y que cobran sentido para los empleados son más fáciles de aplicar y las políticas corporativas que persiguen unas metas claras son más fáciles de medir. Compartir y celebrar los logros alcanzados con los empleados, asimismo, ayuda a que los mismos se sientan parte del equipo y partícipes del proyecto.
· Otorgar confianza a los empleados, dejándoles participar activamente en la decisión de qué páginas podrán visitar y cuáles no. La mayoría de los trabajadores necesitan la consulta de 5 a 20 páginas web para sus labores profesionales. Ya que son los propios empleados los que mejor saben qué páginas necesitan consultar, lo más conveniente es preguntarles para generar una lista blanca de Webs que se pueden acceder de manera habitual.
· Enseñar a los empleados los informes de monitorización. Esto fomentará la auto-monitorización. Los empleados saben que la dirección también puede consultar estos informes y se esforzarán por causar una buena impresión. Enviar a los empleados un informe semanal sobre su uso de Internet, hará que quieran ser retratados de la mejor manera posible y puede causar, incluso, que algunos empleados traten de destacar positivamente frente a otros.
Una política de monitorización efectiva, sin embargo, necesita el apoyo de una herramienta de TI adecuada. Para que, además, este control no suponga un incremento en los costes de TI, hacen falta herramientas de monitorización simples, fáciles de implementar y mantener.
Acerca de GFI WebMonitor
GFI WebMonitor es una utilidad para Microsoft ISA Server, que permite monitorizar los sitios que están examinando los usuarios al igual que los archivos que se están descargando – en tiempo real. Además, permite bloquear el acceso a sites para adultos, así como realizar análisis anti-virus de todas las descargas. Esta herramienta es la solución adecuada para ejercitar transparentemente el control de acceso sobre los hábitos de navegación de los usuarios y asegurar el cumplimiento legal, sin provocar el rechazo de los usuarios de la Red.
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